Design Sprint es una metodología que nos permite ser muy rápidos a la hora de idear y validar ideas. Y ahora es un momento perfecto. Aprende a organizar un taller en esta entrada?

Hemos hablado del Design Sprint en anteriores entradas. Esta metodología, que nace de los aprendizajes de Jake Knapp, John Zeratsky y Braden Kowitz, miembros de Google Ventures, nos ofrece una manera de prototipar de manera rápida una idea con la implicación de las áreas de negocio, tecnología, de una empresa, startup o corporación.

Las reglas para desarrollar un prototipo en 5 días.

Uno de los puntos que puede resultar más complicado de gestionar dentro de una empresa al conocer esta metodología es el bloquear 5 días enteros dentro de la agenda. La razón detrás de este número, según su autor es para no «agotarse» al tratar de comprimir las actividades dentro de menos días, y también la observación de que aunque se desarrollen en 6 semanas (¡o incluso meses!) no produce beneficios.

El objetivo de trabajar durante una sesión de 6 horas con un descanso intermedio es minimizar el tiempo que la gente se distrae, para poder ser lo más imaginativos y productivos posibles. Una de las principales ventajas que tiene esta metodología, simplemente es liberar la agenda de la gente, eliminar distracciones y darles un marco en el que trabajar.

1. Reserva la agenda y el espacio.

El primer paso, evidentemente es reservar en las agendas 5 días completos, de 10:00 de la mañana a 17:00 según el libro, aunque se puede adaptar a las peculiaridades de cada empresa. Dentro de las dinámicas se incluyen también descansos efectivos (pausa para el café) para desconectar.

El segundo, es reservar una sala específica para el sprint, durante los 5 días. Es necesario tener un espacio que se asocie exclusivamente con el sprint durante los 5 días y en el que los participantes sean conscientes de que en esa sala se trabaja en el sprint. No tiene por qué ser la misma sala los 5 días, pero sí debe estar presente desde el principio que esa sala es exclusivamente para el sprint.

En caso de que el formato sea online, se deberá preparar y hacer pruebas con el sistema de videoconferencia que utilicemos (Zoom, Hangouts, Skype …) ya que puede haber ciertas restricciones con algunos miembros del equipo que tengan dificultades.

También es necesario que compres algún software como Miro o Mural (ambos con versiones gratuitas limitadas en funcionalidades) que te permitan «recrear» el espacio físico y trabajar con post-its y anotaciones.

2. Prohibidos los dispositivos

Durante el sprint es muy importante que todos los dispositivos (ipads, portátiles, móviles) estén prohibidos utilizarlos durante el sprint. El objetivo de esta medida que puede parecer demasiado drástica e irrealizable, es que la gente no se distraiga (podemos tardar hasta 23 minutos en volver a ser productivos después de una interrupción) y que no estén pensando en el trabajo que les queda por hacer o que habitualmente deberían estar haciendo.

Sin embargo esto, en la realidad de las empresas suele ser complejo, por lo que se establecen dos excepciones a ello:

Está permitido comprobarlos durante el descanso.

Se puede salir en cualquier momento de la sala para comprobarlos.

Estas dos reglas consiguen que la gente que asista se quede tranquila y pueda salir a coger una llamada importante, o a comprobar su correo. Sin embargo, deberá ser fuera de la sala, ya que queremos mantener un ecosistema de concentración y trabajo dentro de la sala. Ver a alguien consultar el correo durante el sprint, no ayuda a ello.

3. Prepara el material.

Realmente el material necesario no es demasiado. Lo más esencial es disponer de una pizarra (o dos si puede ser), una buena cantidad de post-its de diferentes tamaños y colores y puntos adhesivos de diferentes tamaños y colores. Ah! y un temporizador bien visible que todos los participantes puedan ver.

La estructura de los 5 días

Lunes: El primer día del design sprint nos sirve para identificar y comprender muy bien el reto al que nos vamos a enfrentar en este taller, y alinear a todos los participantes. Es probablemente uno de los días más importantes de la semana, ya que permite centrarse en el reto y establecer un objetivo:

«Las discusiones organizadas del lunes establecen el camino que se seguirá durante la semana del sprint. Por la mañana hay que empezar por el final y fijar una meta a largo plazo. Después será el momento de crear un mapa del desafío. Por la tarde, serán los expertos de la empresa quienes ofrezcan su opinión y compartan sus conocimientos. Y por último, hay que elegir un objetivo: una parte ambiciosa pero manejable del problema que se pueda solucionar en una semana.

Martes: El martes es un día que se centra en encontrar soluciones, basándose en ideas que ya existen en otros lugares/apps o en otras áreas o disciplinas para después combinarlas y trabajar de manera individual en posibles soluciones.

«El lunes el equipo definió el desafío y eligió un objetivo. El martes es el momento de buscar soluciones. El día empieza buscando la inspiración: una revisión de las ideas existentes, para mezclarlas y mejorarlas. Después, por la tarde, cada persona hará un boceto siguiendo un sistema de cuatro pasos que enfatiza el pensamiento crítico por encima del arte.»

Miércoles: Este día se centra en decidir una solución de entre todas las propuestas que los miembros del equipo han hecho de manera individual y establecer una manera de prototipar.

«El miércoles por la mañana el equipo tendrá un montón de soluciones. Eso es genial, pero también es un problema. No se puede hacer un prototipo y probarlas todas. Hace falta un buen plan. Por la mañana evaluaremos cada solución y decidiremoos cuáles tienen más probabilidades de lograr la meta a largo plazo. Después, por la tarde, trasladaremos las escenas ganadoras de los bocetos y las convertiremos en un guión gráfico: un plan paso a paso para el prototipo.»

Jueves: El jueves es el día de prototipar la solución que el miércoles hemos decidido. Aquí es donde debe entrar los diseñadores del equipo para crear un prototipo funcional lo más realista posible. No tiene por qué ser una app, puede ser un objeto físico modificado para cumplir el propósito, o una maqueta en Adobe XD o Figma. Tampoco debe ser funcional, sólo debe parecerlo.

Viernes: Cuando llegamos al viernes, tendremos una idea que soluciona, en criterio del equipo el reto al que nos enfrentamos. Hemos pasado cuatro días trabajando en el problema y hemos llegado a una solución. Ahora es el momento de entrevistar a posibles usuarios y aprender cómo reaccionan ante nuestro prototipo. En ese momento nos daremos cuenta de si nuestras hipótesis son certeras o no, y aprenderemos, que es el objetivo.

¿Y después del sprint?

Una vez que se acaben los cinco días tenemos un prototipo que testa nuestras hipótesis y da solución (o no) a nuestro reto. Pero siempre tendremos muchísimos aprendizajes importantes acerca de cómo el usuario percibe el reto y nuestro enfoque.

A partir de este punto, se puede trabajar en el prototipo para pulirlo, implementando el feedback obtenido en las sesiones de entrevistas, incluso pudiendo a llegar a hacer un nuevo Design Sprint más reducido para iterar de manera rápida.

En tan sólo 5 días, hemos aprendido qué quiere nuestros usuarios, en vez de tardar semanas o meses, buscando la perfección de nuestra solución. Ahí radica la propuesta de valor de esta metodología, y por eso es tan útil en empresas de todo tamaño.

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