Crear workshops siguiendo una receta: Las 4C’s

A la hora de diseñar Workshops o talleres en los que busquemos obtener información con personas, es necesario tener un marco de referencia que guie la sesión a través de un orden lógico que lleve a los participantes a obtener conclusiones de manera lógica y racional, y no simplemente hacer ejercicios porque si.

Una buena sesión de trabajo debería ser como un libro, con su estructura en la que se presente lo que va a suceder, se desarrolle, y finalmente se obtengan conclusiones.

Es ahí donde entra el framework de las 4C (Basado en los aprendizajes de Jonathan Courtney en «The Workshopper Playbook»)

El Framework de las 4C para diseñar talleres

El concepto es realmente sencillo, y precisamente esa es la potencia de este marco de trabajo (framework), que te sirve de manera sencilla para ordenar las fases que debe tener un Workshop y qué se debe hacer en cada una.

No te esperes una receta mágica, pues no lo es, pero sí que podrá darte una estructura consistente y repetitiva que podrás utilizar para diseñar cualquier tipo de Workshop.

Las fases son 4:

• Collect
• Choose
• Create
• Commit

Las 4 fases deben seguirse en orden, y en cada fase puede haber una serie de ejercicios diferentes, que tengan un objetivo que encaje con la fase en la que nos encontramos. No vamos a detallar los ejercicios que puedes hacer en cada fase – puesto que las posibilidades son infinitas – pero cada facilitador tendrá sus ejercicios favoritos.

Primera fase: Collect

Esta fase es en la que buscamos recopilar toda la información posible.

En este momento, el equipo se junta para recoger los distintos retos, ideas, inspiración o cualquier cosa que pueda surgir.

Normalmente se basa en intentar explorar las distintas vías, posibilidades o situaciones en torno al tema central del Workshop. Por ejemplo, si el tema central es «Nuevas recetas para innovar», podríamos hablar sobre los ingredientes, nuevas técnicas experimentales o lo que están haciendo otros cocineros referentes.

En esta fase se debe fomentar la apertura y la comunicación entre los participantes y es el lugar en el que se puede ver lo que vamos a afrontar y lo que no en el taller.

Segunda fase: Choose

Una vez que tenemos la suficiente información generada y hemos visto el problema o el reto al que nos enfrentamos desde muchas perspectiva, llega el momento en el que hay que definir en lo que nos vamos a centrar. Converger en un tópico, reto o problema que vamos a resolver.

Es importante en esta fase tanto elegir en lo que nos vamos a centrar como en lo que no nos vamos a centrar. Si no, es posible que intentemos abarcar demasiado y no cumplamos el objetivo del workshop.

Esta fase nos dará una dirección clara y servirá de base para las dos siguientes.

Debemos intentar que todo el mundo participe en esta fase de manera similar, sin que haya una voz que sea la que más impone simplemente por su puesto de trabajo o porque hable más alto. Técnicas en las que los participantes trabajen individualmente en silencio son las más efectivas para garantizar que todo el mundo opina con libertad.

Tercera fase: Create

Ahora que hemos convergido a un problema/idea/reto, será el momento de volver a divergir y abrir la mente a nuevas opciones.

En este momento es muy importante que no nos limitemos a las ideas que sabemos que son posibles, si no que dejemos volar la imaginación y escuchemos propuestas aunque nos parezcan absurdas. Es decir, que no juzguemos las ideas de los demás (ni las nuestras propias).

Podemos utilizar diversas técnicas para forzar la creación de ideas cuando ya estamos agotados. Por ejemplo el Crazy 8 es una buena técnica para esta fase.

El objetivo de esta fase es generar cuantas más ideas, mejor, para después acotar a aquellas que consideremos «mejores», y votar entre todos aquella que nos quedaremos, en lo que será la siguiente fase.

Cuarta fase: Commit

En esta fase volvemos a converger después de abrir las posibilidades en la anterior fase. Esta será la fase más crítica, ya que debemos buscar seleccionar de entre todas las ideas potencialmente buenas, aquella que queramos priorizar.

Normalmente, surge tensión en esta fase ya que se están dejando por el camino muchas ideas de las que es posible que se hayan enamorado los participantes. Es tarea del facilitador ayudar a gestionar este proceso, y utilizar herramientas como la matriz de Coste/Valor para llegar un consenso de cuáles son las ideas que deben ser ejecutadas.

Idealmente, nos quedamos con una sola idea o solución, pero siempre se puede decidir ejecutar más de una si tenemos la capacidad suficiente como equipo.

Es importante conseguir el consenso de todos los participantes, por que si no es posible que después lleve a problemas.

Definiendo las tareas para cumplir el objetivo

Tan importante es hacer el workshop como que las conclusiones del mismo no se queden en intenciones.

Es por eso que como conclusión de cualquier taller es necesario definir un «Roadmap» de tareas con responsables asignados.

Si no se deja esto claro y se establecen plazos y responsabilidades, es muy probable que todo quede en el aire y un mes o dos después nada quede sin hacer. Es por eso que poner fechas a 30 días vista puede ser una gran idea.

Utilizando el framework para diseñar Workshops

Con este framework podrás hacer Workshops para conseguir alinear a tus equipos, compañeros o incluso desarrollar tus ideas.

Si sigues las 4 fases, tendrás una estructura base que te permitirá tener un guión repetible y fiable para obtener resultados de manera fiable.

¡Pon un workshop en tu vida! 😀

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